TUGAS PAPER
MANAJEMEN PERGUDANGAN
MATA KULIAH MANAJEMEN
LOGISTIK
STMT TRISAKTI
Dosen:
Thomy H. Nainggolan. MBA, MIM
Disusun Oleh:
Machboub Al Masuvi
224415039
Program S-1 MLM /
A
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN TRANSPORTASI
TRISAKTI
2017
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang
Maha Esa atas segala rahmatNYA sehingga makalah ini dapat tersusun hingga
selesai . Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan dari
pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun
pikirannya.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah
pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat
memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami
yakin masih banyak kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu kami sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan
makalah ini
Jakarta,
16 Oktober 2017
Machboub
Al Masuvi
Gudang adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan barang baik
yang berupa raw material barang work in proces atau finished good. Dari kata
gudang maka didapatkan istilah pergudangan yang berarti merupakan suatu
kegiatan yang berkaitan dengan gudang. Kegiatan di gudang bagi perusahaan
berperan penting, mulai dari waktu kecepatan pengambilan barang sampai dengan
waktu kecepatan penempatan barang.
Apple Inc. (sebelumnya bernama Apple Computer, Inc.) adalah sebuah
perusahaan multinasional yang berpusat di Silicon Valley, Cupertino, California
dan bergerak dalam bidang perancangan, pengembangan, dan penjualan
barang-barang yang meliputi elektronik konsumen, perangkat lunak komputer,
serta komputer pribadi. Apple Inc. didirikan pada tanggal 1 April, 1976 dan
diinkonporasikan menjadi Apple Computer, Inc. pada tanggal 3 Januari, 1977.
Pada 9 Januari, 2007, kata "Computer" dihapus untuk mencerminkan
fokus Apple terhadap bidang elektronik konsumen pascapeluncuran iPhone.
Apple dikenal akan jajaran produk perangkat lunak diantaranya sistem
operasi OS X dan iOS, pemutar musik iTunes, serta peramban web Safari, dan
perangkat keras diantaranya komputer meja iMac, komputer jinjing MacBook Pro,
pemutar lagu iPod, serta telepon genggam iPhone dan jam tangan pintar Apple
Watch.
Produk yang digagas oleh Steve Jobs itu, hingga kini begitu digemari,
karena tidak hanya berhasil membuat produk yang begitu canggih mendahului
masanya, tapi dalam waktu yang bersamaan mampu menawarkan konsep simplicity,
sehingga pada setiap produknya begitu nyaman dan sangat mudah untuk digunakan
oleh pengguna awam sekalipun.
Sudah merupakan rahasia umum, bahwa untuk menekan biaya produksi, apple
menggandeng perusahaan yang bermarkas di Taiwan, Foxconn, untuk membuat pabrik
pembuatan Ipad dan iPhone 5 di Cina.
Tidak hanya pada biaya produksi produk, untuk biaya iklan pun perusahaan
yang bermarkas besar di Silicon Valley, California tersebut, hanya mengeluarkan
933 juta dolar, hampir separuh dari biaya iklan Microsoft yang mencapai 1.600
juta dolar, bahkan tidak sampai sepertiga biaya iklan dari Coca Cola yang
mencapai 3.256 juta dolar.
Apple Inc. merupakan perusahaan yang sangat besar & berhasil,
keberhasilan dari perusahaan ini tidak luput dari sistem pergudaangan yang
sangat baik. Tujuan dari sistem pergudangan adalah untuk mengurus dan menyimpan
barang- barang yang siap untuk didistribusikan dan disalurkan. Melalui
perancangan gudang yang baik dapat meminimalkan biaya pengadaan dan
pengoperasian sebuah gudang serta tercapai kelancaran pada proses
pendistribusian barang dari gudang ke konsumen.
Faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat kepuasan konsumen adalah harga
produk yang murah, mutu produk yang tinggi dan waktu pengiriman yang tepat.
Salah satu cara yang dapat dilakukan agar faktor tersebut dapat terpenuhi
adalah melakukan perancangan tata letak gudang & aktivitas yang baik. Atas
dasar tersebut, penulis ingin mencari tahu tentang:
·
Proses
aktivitas gudang Apple Inc. yang membuat produk perusahaan tersebut sukses
dalam proses logistiknya yang efektif dan efisien
·
Prinsip
material handling yang digunakan Apple Inc. karena produknya bisa sangat
berkualitas.
·
Rencana
Gudang Apple Inc.
·
Bagaimanakah
aktivitas gudang pada perusahaan Apple Inc.?
·
Apakah konsep
6S?
·
Bagaimana
prinsip penanganan barang?
·
Bagaimana
cara membuat Perencanaan Gudang?
·
Mengetahui
proses aktivitas gudang pada perusahaan Apple Inc.
·
Mengerti
apa itu Konsep 6S
·
Mengetahui
cara penanganan barang
·
Mengerti
bagaimana langkah – langkah dalam membuat perencanaan gudang
Manajemen adalah proses perencanaan /
planning, pengorganisasian, pengkoordinasisasian, serta pengontrolan setiap
sumber daya yang ada guna mencapai tujuan ataupun goals yang telah ditentukan
dengan efektif dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan
rencana yang ada, dan efisien berarti dilaksanakan dengan benar dan
terorganisis yang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. - Ricky W.
Griffin
Definisi gudang menurut Lambert (2001) adalah bagian dari
sistem logistik perusahaan yang menyimpan produk – produk (raw material, part, goods-in-process, finish goods) pada dan antara
titik sumber (Point Of Origin) dan
titik konsumsi (Point Of Consumption),
dan menyediakan informasi kepada manajemen mengenai status, kondisi dan
disposisi dari item yang disimpan
Dari pengertian definisi Manajemen dan
Gudang diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen pergudangan adalah suatu
tatanan untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar
barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan kepada para
peminta pada waktu, spesifikasi, dan jumlah yang tepat.
Aktivitas
yang mendominasi di gudang lebih banyak pada kegiatan mencari, mengambil,
menyiapkan, sampai menyerahkan barang yang diminta (order picking), maka layout
gudang perlu dibuat untuk memotret kelancaran seluruh kegiatan tersebut. Pada
dasarnya desain layout gudang merupakan pengaturan tata letak yang mengikuti
system operasi gudang (order-picking system) yang telah ditetapkan. Mula-mula
diperlukan penetapan dimana posisi setiap kegiatan (penerimaan, pengambilan,
peenyimpanan, pemeriksaan dan pengiriman) serta diperhatikan pula keterkaitan
antar pihak-pihak tersebut. Secara umum fungsi-fungsi dan aliran dari aktivitas
gudang menurut (Tomkins, 1996) adalah sebagai berikut :
Adapun aktifitas dasar gudang yaitu sebagai
berikut (Apple, 1990):
·
Penerimaan
barang yang datang sesuai dengan aturan perusahaan atau gudang.
·
Manajemen
bahwa kualitas dan kuantitas material sesuai dengan pesanan.
·
Penempatan
material digudang atau ke bagian atau departemen lain yang memerlukan.
Yaitu aktivitas penempatan material atau
produk yang telah dibeli digudang. Termasuk aktivitas material handling
verifikasi lokasi material produk dan penempatan material atau produk tersebut.
Yaitu penyimpanan material sementara
sambil menunggu material tersebut digunakan untuk proses selanjutnya atau
dikirim kepada bagian yang memerlukan atau pelanggan. Metode penyimpanan dan
penanganan produk atau material tergantung pada ukuran, kualitas dan
karakteristik produk atau material tersebut.
Yaitu proses pemindahan dari gudang untuk
memenuhi permintaan tertentu. Proses ini merupakan wujud pelayanan gudang
kepada para pemakai dan konsumennya.
Yaitu
Proses pemeriksaan kesempurnaan pesanan.
Finish
Good ke kendaraan dan siap untuk dikirm ke konsumen.
Yaitu aktivitas ini dilakukan apabila
barang yang diterima dalam satuan bulk besar hendak disimpan dengan kemasan
yang lebih kecil agar sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perusahaan atau
konsumen (Apple, 1990).
Apple Inc. pada tahun 1990 menjelaskan
tentang masalah penyimpanan menembus keseluruh perusahaan, sejak penerimaan,
melewati produksi sampai pengiriman. Aktivitas perancangan, persoalan
penyimpanan menyeluruh dapat dipecah kedalam kategori-kategori berikut (Apple,
1990):
·
Penerimaan
(receiving), selama proses penerimaan dan sebelum penyaluran.
·
Persediaan
(inventory), penyimpanan bahan baku dan barang yang dibeli jadi sampai
diperlukan produksi.
·
Perlengkapan
yaitu barang bukan produktif yang digunakan untuk mendukung fungsi produktif.
·
Ditengah
proses yaitu barang setengah jadi dan sedang menunggu operasi, selanjutnya.
·
Komponen
jadi yaitu yang sedang menunggu perakitan (dapat juga disimpan pada daerah
ditengah proses atau daerah perakitan).
·
Sisa
yaitu bahan, bagian, produk dsb, yang akan diproses kembali menjadi bentuk yang
berguna lagi.
·
Buangan
yaitu penumpukan, pemilihan, dan penyaluran barang yang tidak berguna lagi.
·
Macam-
macam yaitu peralatan, perlengkapan dsb, yang tidak berguna untuk digunakan
kembali pada masa yang akan datang.
·
Produk
jadi yaitu produk yang siap di produksi atau disimpan pada jangka waktu yang
cukup lama.
6S
adalah metode yang menghilangkan waste yang tidak memberikan nilai tambah untuk
pekerjaan dan memaksimalkan segala peng efisienan dan pengekfektifan proses
kerja. 6S tidak hanya untuk kerja pada manufaktur, tetapi hal itu bisa berlaku
untuk pengaturan kantor pada umumnya atau bahkan dirumah kita. Tujuan 6S yaitu
menggunakan proses untuk membuat dan memelihara pengaturan secara teratur, bersih, aman, dan efisien
yang memungkinkan tingkat kinerja produktif bertambah.
Apa
yang kita sebut "6S" berasal dari 5S metode organisasi tempat kerja
dan kontrol visual dipopulerkan oleh Hiroyuki Hirano (1990) yang berakar dalam
karya-karya dua pionir Amerika yang cermat dipelajari oleh manajer Jepang. Ini
adalah Frederick W. Taylor 's (1911) dan Henry Ford (1922). 5S adalah suatu
metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasal
dari Jepang yang digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban,
efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja
perusahaan secara menyeluruh. Penerapan 5S umumnya diberlakukan bersamaan
dengan penerapan kaizen agar dapat mendorong efektivitas pelaksanaan 5S.
Sama
halnya dengan 5S, 6S merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan
tempat kerjanya secara benar dan memelihara dan menjaga tempat kerja agar
tertata rapi, bersih dan tertib sehingga dapat diciptakan kemudahan dalam
bekerja. Pada dasarnya 6S sama dengan 5S namun terdapat tambahan kata 1S yakni
“safety”, dengan tujuan yaitu efisiensi kerja, produktivitas kerja, kualitas
kerja, keselamatan kerja, meningkatkan modal dan disiplin kerja, dan Kenyamanan
kerja. Jadi secara keseluruhan, 6S
adalah:
·
Seiri, atau
dalam bahasa Indonesia; Sortir, Kliring, Klasifikasikan.
·
Seiton,
atau dalam bahasa Indonesia; Luruskan, Sederhanakan, Tetapkan dalam urutan,
Konfigurasi.
·
Seiso,
atau dalam bahasa Indonesia; Sapu, bersihkan, Scrub, Bersihkan dan Periksa.
·
Seiketsu,
atau dalam bahasa Indonesia; Standarisasi, stabilkan, Kesesuaian.
·
Shitsuke,
atau dalam bahasa Indonesia; Sustain, disiplin diri, kebiasaan dan latihan.
·
Safety
, safety/keselamatan harus menjadi prioritas utama dalam sebuah aktivitas
pekerjaan.
Perencanaan merupakan aktivitas yang harus
didefinisikan sebelum implementasi tata letak baru yang dirancang. Perencanaan
dari material handling mendefinisikan mengenai material (apa) dan pergerakan
(kapan dan mana); kedua hal tersebut akan menentukan metode yang digunakan (bagaimana
dan siapa). Perencanaan penanganan material harus mencerminkan tujuan strategis
organisasi serta kebutuhan yang lebih mendesak, mendokumentasikan pada metode
dan masalah, fisik, kendala ekonomi, kebutuhan masa depan untuk menfokuskan
pada tujuan material handling, dan mempromosikan rekayasa produk, desain
proses, dan tata letak proses.
Standardisasi berarti berkurangnya variasi
dan kustomisasi dalam metode dan peralatan yang digunakan. Salah satu contohnya
yaitu dalam proses perencanaan, perencanaan harus memilih metode dan peralatan
yang dapat melakukan berbagai tugas di dalam berbagai operasi atau bersifat
fleksibilitas dan modularitas.
Ukuran kerja adalah penanganan aliran
material (volume, berat atau menghitung waktu per unit) dikalikan dengan jarak
perpindahan. Konsep yang digunakan yaitu menyederhanakan proses dengan
mengurangi, menggabungkan, memperpendek atau menghilangkan tanpa mengorbankan
produktivitas dan level service yang dibutuhkan untuk melakukan operasi.
Ergonomi adalah ilmu yang digunakan untuk
menyesuaikan pekerjaan atau kondisi kerja yang sesuai dengan kemampuan dari
pekerja. Contohnya yaitu penanganan bahan pada tempat kerja dan peralatan yang
digunakan untuk membantu dalam pekerjaan harus dirancang dengan baik sehingga
dapat meningkatkan keamanan bagi pekerja dan peralatan kerja.
Unit load merupakan sesuatu yang bisa
disimpan atau dipindahkan dalam satu entitas dengan sekali pemindahan atau
angkut, seperti kontainer, pallet atau tote namun, tanpa memperhatingkan
masing-masing item yang menjadi beban tersebut. Unit Load dan komposisinya
dapat berubah sesuai dengan gerakan material dan produk yang telah melalui
tahapan dari proses manufaktur dan distribusi yang dihasilkan.
Ruang dalam material handling dapat
dilihat dengan sisi tiga dimensi yang tergambarkan secara kubik. Di suatu area
kerja yang tidak beraturan beberapa hal yang harus diperhatikan adalah ruang
dan lorong yang kosong, pengaturan tata letak daerah penyimpanan, dan jalur
transportasi material.
Suatu sistem adalah kumpulan interaksi
dalam proses produksi dan saling terkait membentuk suatu kesatuan yang utuh.
Arus informasi dan aliran material harus diintegrasikan dan diseimbangkan dalam
setiap kegiatan pada proses produksi. Salah satunya adalah persyaratan
pelanggan yaitu mengenai kuantitas, kualitas, dan pengiriman tepat waktu yang
harus dipenuhi.
Penanganan bahan operasi harus termekanik
atau otomatis yang mana layak untuk meningkatkan efisiensi operasional,
meningkatkan respon dari sistem produksi, meningkatkan konsistensi dan
prediktabilitas. Semua item diharapkan akan ditangani otomatis dan harus
memiliki fitur yang mengakomodasi mekanik dan penanganan otomatis.
Kesadaran Lingkungan yaitu keinginan untuk
tidak menyia-nyiakan sumber daya alam dan untuk memprediksi dan menghilangkan
kemungkinanefek negatif pada kegiatan keseharian terhadap lingkungan pada
pabrik tersebut. Konsepnya yaitu mendesain sistem sesuai dengan fungsinya dan
kesesuaiannya dengan lingkungan.
Life Cycle Cost mencakup semua arus kas
yang ada antara waktu per biaya yaitu pada periode awal yang dihabiskan untuk
perencanaan atau pengadaan peralatan baru, atau untuk pemberlakukan metode
baru, hingga pergantian peralatan. Life Cycle Cost mencakup investasi,
instalasi, setup dan pemrograman peralatan, pelatihan, pengujian sistem dan
penerimaan, operasi (tenaga kerja, utilitas, dll), pemeliharaan dan perbaikan,
dan akhir pembuangan.
Operasi
gudang memainkan peran penting dalam kemajuan perusahaan manapun. Penting agar
gudang menerapkan perencanaan untuk memastikan operasi yang efisien dan pada
akhirnya mencapai kesuksesan bisnis.
Proses perencanaan harus mencakup enam
langkah berikut:
Saat menentukan tata letak sebuah gudang,
tujuannya harus didefinisikan dengan jelas. Tujuannya harus selaras dengan
keseluruhan strategi pergudangan perusahaan. Tujuan dapat didefinisikan pada
tingkat tinggi seperti untuk mengurangi biaya pergudangan atau untuk memberikan
layanan pelanggan yang maksimal.
Sama halnya, tujuannya bisa lebih
spesifik, seperti memaksimalkan ruang pergudangan, memberikan fleksibilitas
maksimal di gudang, atau meningkatkan efisiensi pergudangan tanpa menambah
sumber daya.
Informasi spesifik dari gudang yang diusulkan
harus dikumpulkan. Ini termasuk spesifikasi gudang dari gambar arsitektur yang
dapat mempengaruhi penyimpanan dan penanganan material.
Rinciannya harus mencakup peta fisik ruang
gudang untuk menunjukkan kolom, pintu, batasan tinggi, dermaga dan rak
penyimpanan. Fitur eksternal yang dapat mempengaruhi penerimaan, penyimpanan
dan pengiriman bahan juga harus diperhatikan.
Setelah informasi spesifik tentang gudang
telah dikumpulkan, analisis dapat dimulai sehubungan dengan tujuan yang telah
ditetapkan untuk tata ruang gudang. Analisis harus menentukan apakah
keseluruhan tujuan dapat dipenuhi dan jika tidak bagaimana tujuan dapat
dimodifikasi.
Pada tahap ini dalam proses perencanaan,
keputusan perlu dibuat oleh manajemen gudang untuk menentukan tindakan apa yang
perlu dilakukan jika keseluruhan tujuan tidak dapat dipenuhi atau memerlukan
perubahan substansial.
Jika tujuan dapat dipenuhi berdasarkan
analisis informasi, rencana implementasi yang rinci dapat dibuat.
Rencana implementasi rinci harus
menunjukkan semua langkah yang diperlukan untuk membuat tata letak gudang.
Tujuan dan analisis informasi
yang dikumpulkan harus digunakan dalam menciptakan rencana. Rencananya
pertama-tama harus berada pada tingkat tinggi yang menunjukkan tugas utama dan
kemudian masing-masing harus dibagi menjadi masing-masing tugas yang
diperlukan.
Setiap tugas harus ditinjau
ulang dan dialokasikan sumber daya yang sesuai, sebagai alokasi perkiraan waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Rencana tersebut harus menunjukkan
kapan suatu tugas diwajibkan untuk memulai dan menyelesaikan berdasarkan
ketersediaan sumber daya, baik kontraktor internal maupun kontraktor luar, atau
jika tergantung pada tugas lain.
Rencananya harus diperiksa untuk
memastikan bahwa semua dependensi telah terhubung dengan benar. Setelah rencana
dibuat, harus diperiksa untuk melihat apakah garis waktu dapat dicapai dan jika
ada cukup sumber daya yang tersedia.
Terkadang tata letak gudang yang
diimplementasikan bukan yang ada dalam rencananya. Hal ini dapat terjadi karena
garis waktu yang tidak realistis dalam rencana, kurangnya sumber daya, tidak
tersedianya kontraktor dari luar atau analisis yang buruk atas informasi yang
dikumpulkan.
Untuk memastikan bahwa
rencana tata ruang gudang tercapai, pelaksanaannya harus berjangka waktu
sehingga hanya ada sedikit atau tidak ada pergerakan material di gudang. Waktu
yang ideal untuk hal ini adalah selama penutupan pabrik atau di akhir pekan
jika penerapannya berukuran lebih kecil.
Namun di gudang modern, hal
ini tidak selalu memungkinkan kerapkali sumber daya gudang tambahan dibutuhkan
untuk menjaga agar produk pengiriman tetap berjalan selama pelaksanaannya. Jika
ini masalahnya, ini perlu dimasukkan ke dalam rencana. Implementasi harus
memastikan bahwa semua perubahan yang dilakukan di gudang direplikasi dalam
sistem manajemen gudang yang dioperasikan sehingga setiap item dapat ditemukan.
Persediaan fisik produk di gudang setelah
implementasi harus dilakukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut
mencerminkan gudang secara akurat.
Setelah tata letak telah dilaksanakan,
harus ada serangkaian pemeriksaan untuk memastikan tata letaknya persis seperti
yang ditentukan oleh gambar yang disetujui.
Setiap item harus disimpan
sesuai dengan keseluruhan rencana dan ini harus diperiksa untuk memastikan tata
letaknya benar. Jika ada kesalahan, ini bisa mengakibatkan kesalahan pemalsuan
atau kehilangan material di dalam gudang. Pengiriman bisa terganggu jika sistem
gudang belum diperbarui secara akurat dengan informasi tata letak yang benar
atau jika barang telah tersimpan di lokasi yang salah.
Untuk jangka waktu setelah tata letak baru
telah dilaksanakan, pemeriksaan rutin harus dilakukan untuk memastikan tata
letak bekerja dan tidak ada masalah operasional yang terjadi karena tata letak
yang baru. Pemeriksaan ini harus mencakup jumlah siklus dan persediaan fisik
biasa.
Apple Inc. merupkan perusahaan teknologi
yang sangat besar dan sangat sukses. Dibalik kesuksesan perusahaan tersebut,
ada berbagai banyak faktor yang menjadi acuan, salah satunya adalah dari faktor
Aktivitas Pergudangannya.
Akttivitas Gudang adalah salah satu elemen
yang sangat penting bagi setiap perusahaan, karena aktivitas gudang yang baik
dan terencana dapat menurunkan cost yang sangat signifikan dan juga
keberhasilan pemasaran produk lewat arus distribusinya yang baik.
Dalam aktivitas gudangnya, Apple Inc.
menerapkan proses perencanaan yang sangat baik dengan Konsep 6S dan juga menerapkan Material Handling Principles yang
baik sehingga berdampak kepada keberhasilan produknya yang membawa perusahaan
Apple Inc. pada kesuksesan dan juga mempertahankan kesuksesan tersebut sampai
saat ini.
